Pengertian KPI
KPI (Key Performance Indicator) adalah alat ukur yang menggambarkan efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya. Perusahaan menggunakan KPI untuk mengukur kesuksesan pencapaian target mereka. Adapun beberapa karakteristik dari KPI yaitu :
- Ukuran Non Financial
- Ukuran yang sering digunakan (Regular measurements)
- Ukuran yang diketahui oleh manajemen
- Semua orang yang ada di dalam suatu organisasi telah mengerti dan memahami KPI
- Tanggung jawab kepada individu dan tim
- Memiliki efek yang sangat signifikan
- Memiliki efek yang positif
Key performance indicator diukur dalam periode harian, mingguan dan bulanan. KPI yang baik merupakan suatu hal yang penting dan terus menerus mendapat perhatian dari manajemen. Ketika seseorang menyimpang dari kpi. Pihak manajemen dapat mengambil suatu keputusan dan memanggil orang yang bertanggung jawab tsb.
Pengertian KPI Menurut Para Ahli
- Menurut Iveta (2012), Key Performance Indicator (KPI) adalah ukuran yang bersifat kuantitatif dan bertahap bagi perusahaan serta memiliki berbagai perspektif dan berbasiskan data konkret, dan menjadi titik awal penentuan tujuan dan penyusunan strategi organisasi.
- Menurut Warren (2011), Key Performance Indicator (KPI) merupakan sebuah pengukuran yang menilai bagaimana sebuah organisasi mengeksekusi visi strategisnya. Visi strategis yang dimaksud merujuk kepada bagaimana strategi organisasi secara interaktif terintegrasi dalam strategi organisasi secara menyeluruh.
- Menurut Parmenter (2007), mendefinisikan Key Performance Indicator (KPI) sebagai yang paling kritikal untuk kesuksesan organisasi pada kondisi sekarang dan di masa datang.
- Menurut Banerjee dan Buoti (2012), Key Performance Indicator (KPI) adalah ukuran berskala dan kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi dalam tujuan mencapai target organisasi. KPI juga digunakan untuk menentukan objektif yang terukur, melihat tren, dan mendukung pengambilan keputusan.
Jenis-jenis KPI (Key Performance Indicator)
Pada dasarnya, Indikator Kinerja Utama atau KPI dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu KPI Financial dan KPI Non-Financial.
1. Key Performance Indicator Finansial
KPI Finansial adalah indikator kinerja utama yang berkaitan dengan keuangan. Contoh KPI Finansial ini diantaranya adalah sebagai berikut :
- KPI Laba Kotor (Gross Profit), yaitu KPI yang mengukur jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan (HPP).
- KPI Laba Bersih (Net Profit), yaitu KPI yang mengukur jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan dan biaya-biaya bisnis lainnya seperti biaya bunga dan pajak.
- KPI Marjin Laba Kotor (Gross Profit Margin), yaitu KPI yang mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi Laba Kotor dengan Pendapatan.
- KPI Marjin Laba Bersih (Net Profit Margin), yaitu KPI yang mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi laba bersih berdasarkan pendapatannya.
- KPI Rasio Lancar (Current Ratio), yaitu KPI yang mengukur kinerja keuangan neraca likuiditas dengan membagikan aktiva lancar (current assets) dengan Kewajiban lancar (current liabilities).
Masing-masing indikator kinerja utama (Key Performance Indicators) ini secara efektif menjawab pertanyaan spesifik. Seperti pada contoh KPI Rasio Lancar, KPI ini secara efektif menjawab pertanyaan “seberapa cepat bisnis kita mengubah aset lancar menjadi uang tunai untuk membayar kewajiban jangka pendeknya”.
Indikator ini memperkirakan seberapa baik suatu bisnis akan bertahan apabila mengalami penurunan secara tiba-tiba. Contoh kedua pada KPI Marjin Laba Kotor, KPI ini dapat menjawab pertanyaan seperti “Seberapa untung nya suatu bisnis” atau “Seberapa efisiennya proses produksi”.
2. Key Performance Indicator Non-Finansial
KPI Non-Finansial adalah KPI yang tidak secara langsung mempengaruhi keuangan suatu perusahaan. Beberapa contoh KPI Non-Finansial yang dimaksud tersebut diantaranya seperti :
- Perputaran Tenaga Kerja (Manpower Turnover)
- Matriks Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction metrics)
- Rasio Pelanggan Berulang terhadap Pelanggan Baru (Repeat Customer to New Customer Ratio)
- Pangsa Pasar (Market Share)
Faktor-faktor apa saja yang membuat KPI efektif?
KPI hanya akan berguna jika ada tindak lanjut atas KPI itu sendiri, sering kali perusahaan mengadopsi KPI yang populer digunakan dalam suatu industri, namun setelah itu bertanya-tanya mengapa KPI tersebut tidak merefleksikan kinerja perusahaan mereka.
Dalam mengembangkan strategi untuk menyusun KPI, tim Anda harus mulai dari melihat apa tujuan organisasi Anda, bagaimana Anda berencana untuk mencapainya dan siapa yang dapat mengambil tindakan berdasarkan informasi ini.
Hal ini seharusnya merupakan proses berulang yang melibatkan masukan dari analysts, kepala bagian dan para manager. Setelah itu Anda akan mendapatkan pengertian yang lebih baik mengenai bagaimana KPI mengukur proses bisnis perusahaan Anda dan siapa yang dapat menindaklanjuti proses bisnis tersebut.
Salah satu cara membuat KPI yang relevan adalah dengan kriteria SMART. Kata ini adalah singkatan dari specific, measurable, attainable, relevant, time-bound. Untuk penjelasan mengenai hal-hal tersebut, sebagai berikut.
- Apakah tujuan perusahaan spesifik?
- Bisakah Anda mengukur pencapaian tujuan tersebut?
- Apakah tujuannya dapat dicapai?
- Apakah tujuan tersebut berkaitan dengan perusahaan?
- Berapa lama jangka waktu untuk mencapai tujuan tersebut?
Implementasi KPI (Key Performance Indicator)
Terdapat 4 kriteria dasar yang harus dipenuhi sebelum suatu organisasi dapat menyatakan bahwa mereka telah mengimplementasikan KPI ke dalam aktivitas operasional. Kriteria tersebut adalah :
- Kolaborasi antara karyawan, tim, supplier dan pelanggan
- Desentralisasi dari level manajemen sampai level operasional
- Integrasi atau keterkaitan antara ukuran, laporan dan tindakan
- Hubungan KPI <- -> strategi
Untuk mengimplementasikan KPI, membutuhkan suatu proses sistem yang saling terkait, baik itu dari lingkungan organisasi sendiri seperti karyawan, manajer, pemegang saham dan dari pihak-pihak luar seperti pelanggan dan supplier.
Begitu juga laporan yang harus tepat waktu, efisien, dan fokus terhadap peningkatan pengambilan keputusan. Ketika mengimplementasikan KPI, hal yang penting adalah mendefinisikan hasil/tujuan dari masing-masing KPI.
Dalam mengimplementasikan KPI Terdapat suatu metode untuk merencanakan suatu tujuan yang menggabungkan beberapa kriteria yang disebut SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic dan Time Sensitive).
- Specific – Tujuan / hasil haruslah jelas dan spesifik, tujuan / hasil yang melebar sangat tidak diharapkan. Ketika tujuan / hasil jelas dan spesifik, sangat mudah diketahui kapan tujuan / hasil tersebut telah dicapai.
- Measurable – Tujuan / hasil harus dapat diukur, baik itu secara kualitas atau pun kuantitas. Hal ini dapat ditempatkan dalam hubungannya dengan performa standar atau harapan dari suatu performa.
- Achievable – Dapat dicapai, tetapi harus diformulasikan sebagai suatu tantangan dan dengan demikian akan menginspirasi organisasi untuk mencapai hasil / tujuan.
- Realistic – menciptakan suatu ide yang merupakan hasil / tujuan haruslah tercapai, tetapi harus juga realistis dan berorientasi hasil.
- Time Sensitive – setiap hasil / tujuan memiliki batasan waktu kapan tujuan / hasil tersebut dapat dicapai. Fakta bahwa tujuan / hasil merupakan sesuatu yang membutuhkan batasan waktu akan membuat suatu kemudahan dalam mengukur suatu peningkatan suatu tujuan/hasil berikutnya.
Bagaimana cara membuat KPI?
Kata “key” atau utama (dalam bahasa Indonesia) harus menunjukan hal yang berhubungan dengan hasil yang diharapkan oleh perusahaan. Ikuti langkah-langkah berikut untuk menentukan KPI:
- Hasil apa yang ingin Anda dapatkan?
- Mengapa hasil ini penting?
- Bagaimana Anda akan mengukur pertumbuhan?
- Bagaimana Anda mempengaruhi hasil?
- Siapa yang akan bertanggung jawab atas hasilnya?
- Bagaimana Anda akan mengukur keberhasilan?
- Bagaimana Anda akan melakukan ulasan atas hasilnya?
Contoh:
Tujuan Anda adalah meningkatkan pendapatan penjualan tahun ini. Anda akan menyebut KPI ini Sales Growth KPI. Berikut adalah cara mendefinisikan KPI ini:
- Untuk meningkatkan pendapatan penjualan sebesar 20% tahun ini.
- Jika hasil ini tercapai maka laba bisnis perusahaan akan meningkat.
- Pertumbuhan akan diukur dari kenaikan pendapatan dibandingkan dengan pengeluaran.
- Dengan cara menambah staff penjualan, meningkatkan promosi pada konsumen yang telah ada untuk membeli produk baru.
- Chief Sales Officer adalah pihak yang bertanggung jawab atas hasilnya.
- Pendapatan akan meningkat sebesar 20%.
- KPI akan dibahas setiap sebulan sekali.
Dengan demikian, seperti inilah contoh KPI untuk peningkatan penjualan
Key Indicator/Indikator Utama:
- Peningkatan penjualan selama periode waktu tertentu
- Penurunan penjualan selama periode waktu tertentu
Komponen utama:
- Penjualan saat ini
- Penjualan pada periode sebelumnya
Setiap jabatan dalam departemen terkait sebaiknya memiliki key indicator yang berbeda, agar setiap pihak tahu bagaimana mengukur kinerjanya. Dengan mengacu pada key indicator, Anda bisa menciptakan key indicator yang sesuai untuk setiap jabatan dalam tim Anda.
Contoh :
Chief Sales Officer: Peningkatan/Penurunan Penjualan pada periode waktu tertentu
Director: Penjualan di setiap wilayah
Manager: Pendapatan per jam, kehilangan kesempatan penjualan, durasi siklus penjualan
Staff: Perbandingan janji dan penawaran, pencapaian kuota sales
KPI bisa digunakan untuk semua departemen dalam perusahaan. Jika Anda ingin menggunakan KPI untuk mengukur kinerja sumber daya manusia, silahkan membaca artikel dari KaryaONE yang lain mengenai
