5S merupakan kosa kata yang paling banyak didengar oleh mereka yang menjalankan profesi di dunia manufaktur. Sebagai karyawan industry manufaktur pastinya konsep 5S yang berasal dari bahasa Jepang ini sudah melekat dan terus dijalankan. 5S yang dimaksud dalam bahasa Jepang tersebut diantaranya adalah Seiri, Seiton, Sheisou, Seiketsu, dan Shitsuke. Konsep tersebut banyak dijalankan pada perusahaan baik dalam negeri maupun perusahaan asing karena memiliki sumbangan yang besar terhadap kesuksesan suatu perusahaan.
Dalam bahasa Indonesia konsep 5S berarti Pemilahan, Penataan, Pembersihan, Pembiasaan, Pendisiplinan. Dalam pabrik konsep 5S kemudian disebut sebagai konsep 5P atau juga dikenal dengan konsep 5R. 5R yang dimaksud adalah Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin.
5S sering dikenal orang hanya sebagai filosofi kebersihan yang diterapkan oleh orang Jepang. Padahal sebenarnya konsep ini bukanlah demikian, 5S bukan hanya suatu cara yang digunakan untuk sekedar bersih-bersih pabrik atau tempat kerja namun sebagai cara untuk mengatur, cara mengelola tempat kerja, perbaikan dan pemangkasan proses operasional yang tidak diperlukan. Pengelolaan area tempat kerja secara efektif dan efisien adalah bagian dari 5S.
Selain itu perusahaan juga harus melakukan pengelolaan area tempat kerja sekaligus mengelola pola kerja agar lebih efektif dan efisien. Perusahaan juga disarankan untuk memangkas semua bentuk pemborosan dan melakukan perbaikan alur kerja . Pemangkasan semua proses yang tidak diperlukan sekaligus untuk memangkas operasional yang tidak rasional diharapkan untuk menekan biaya perusahaan.
Konsep 5S sebenarnya juga mengajarkan tentang pola kedisiplinan yang terus menerus dan tidak kenal menyerah. Kedisiplinan menimbulkan etos kerja yang baik bagi karyawan, dalam perushaaan apapun kedisiplinan ini sangat diperlukan bahkan ketika mereka harus menjual produk dipasaran, kedisiplinan juga perlu dilakukan. Konsep 5S mungkin akan membantu anda untuk meningkatkan penjualan dalam perusahaan sekalipun dalam pelaksanaannya masih sangat membutuhkan kesabaran.
- Efisiensi pekerjaan
Sangat diperlukan bagi pabrik atau perusahaan untuk melakukan efisiensi terhadap semua hal yang berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan. Dalam pelaksaaat konsep 5S tersebut maka akan mudah dibedakan setiap jenis barang di tempat maupun lokasi yang berbeda. Pelaksaaan ini juga akan memudahkan akses dalam menentukan beberapa hal yang diperlukan karena ada petunjuk yang memudahkan pencarian. Konsep 5S memang lebih hemat waktu dalam pengerjaan segala hal karena adanya petunjuk yang lebih jelas dan juga adanya standart kerja yang telah baku yang disesuaikan dengan kebutuhan kerja perusahaan. Karyawan akan merasa nyaman dan aman saat bekerja karena mereka telah melakukan hal yang standart dan sama.
Efisiensi pekerjaan membuat semua tugas yang dibebankan oleh pekerja menjadi lebih ringan dan dalam pelaksanaannya mereka tidak akan terlalu dibebankan. Lihat saja bila suatu pekerjaan dilakukan tanpa efisiensi maka hal ini akan menyebabkan pemborosan tenaga dan waktu.
Sedangkan bila perusahaan menginginkan profit yang tinggi, pemborosan waktu dan tenaga harus dihindari. Perusahaan akan tetap membayar pemborosan waktu dan tenaga yang telah menjadi beban karena akan dianggap sebagai upah lembur oleh karyawan. Karyawan akan menuntut balas jasa yang harus diberikan kepada mereka atas pekerjaan yang dilakukan diluar jam kerjanya atau dianggap sebagai upah lembur. Karena itu perusahaan harus melakukan efisiensi waktu dan tenaga untuk menghindari pemborosan biaya operasional.
Dari beberapa penjelasan diatas, banyak perusahaan yang menerapkan konsep 5S yang dianggap sangat efektif dan efisien untuk perusahaan. Perusahaan yang tdiak pernah memperhatikan beberapa unsur 5S yang terkenal tersebut biasanya akan mudah mengeluarkan biaya yang tidak penting. Padahal jika biaya yang kurang penting atau yang tidak memberikan nilai tambah bagi perusahaan, hal ini akan menambah biaya dan mengurangi laba yang diharapkan perusahaan. Bila ingin profit meningkat maka perusahaan harus menerapkan beberapa konsep yang ada dalam 5S.
Berikut beberapa penjelasan dari konsep 5S:
1. Seiri (Pemilahan)
Konsep ini berhubungan dengan pemilahan barang atau produk yang sangat bermanfaat untuk proses suatu pabrik atau perusahaan. Pastikan tiap barang yang berbeda jenis maupun keperluan dipisahkan. Dengan memisahkan barang atau produk yang sama dalam satu box yang sama dimaksudkan agar tidak sampai ke tangan pelanggan. Pencampuran barang yang sama kadang bisa sampai ke tangan pelanggan.
Pemisahan ini juga terkait dengan memisahkan produk yang dinyatakan “NG” dengan produk yang dinyatakan “OK” dan hal ini juga termasuk barang atau produk yang belum diperiksa. Semua itu harus benar-benar memiliki kejelasan tanda dan harus terpisah. Anda bisa memastikan alat yang bisa digunakan sebagai tempat untuk bekerja dan tidak boleh dicampur dengan alat-alat yang telah rusak dan tidak bisa digunakan kembali.
Pada beberapa perusahaan mungkin mereka menerapkan konsep pemilahan ini, namun masih banyak perusahaan atau pabrik yang tidak menerapkan konsep pemilahan barang. Saat barang akan diproduksi dari gudang maka penerapan konsep 5S ini sangat terlihat. Barang-barang yang dibutuhkan akan mudah didapatkan dan karyawan tidak perlu lagi memilih mana barang A dan mana barang B, mana barang yang bagus untuk diproduksi dan mana barang yang tidak baik untuk diproduksi. Pemberian kejelasan tanda pada barang akan memudahkan bagian gudang dan produksi saat proses produksi dan proses pengemasan sekaligus saat akan dijual di pasaran. Barang yang telah diproduksi pun juga harus dilakukan pemilahan, mana barang yang sama, mana barang yang berbeda, keduanya harus dipisahkan. Barang yang sama masing-masing harus dipilah lagi menjadi barang A yang bagus dan siap dijual dengan barang A yang kurang bagus dan tidak bisa dijual. Hal ini bisa diberikan tanda pada masing-masing barang untuk mencegah terjualnya barang yang tidak bermutu ke tangan konsumen.
2. Seiton ( Penataan)
Pertama yang dilakukan pada tahap diatas adalah memilih barang-barang yang berbeda jenisnya, berbeda keperluannya maupun berbeda tujuannya, setelah tahap tersebut maka langkah berikutnya adalah menata barang-barang. Barang-barang ditata dengan cara memberikan identitas dengan jelas agar tidak campur satu sama lain. Untuk menata produk maka hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan pola penyimpanan yang lebih rapi yang berasal dari warna box yang berbeda. Untuk penataan maka warna box bisa dibuat berbeda. Sebagai contoh, warna box biru untuk produk A, warna box kuning untuk produk B dan sebagainya. Ada banyak cara untuk menandai beberapa produk yang ada pada box yang berbeda-beda.
Penataan barang bisa dilakukan saat barang atau bahan baku tiba drai tangan suplier, bisa juga ketika barang yang telah diproduksi tersebut akan dijual di pasaran dan dilakukan pengemasan. Penataan barang yang akan siap jual sangat membantu bagan marketing agar barang tidak salah jual. Misalnya warna box kuning untuk barang A,sedangkan warna box hijau untuk barang B.
Barang A dan barang B harganya berbeda, bila bagian marketing tidak memberikan warna atau tanda dari amsing-masing box, hal ini akan menimbulkan kerugian saat penjualan nanti, barang yang seharusnya dijual dengan harga tinggi, akan dijual dengan harga yang rendah. Karena itu proses penataan sangat penting bukan hanya barang atau bahan sampai di gudang namun sampai barang tersebut sampai di tangan konsumennya.
Penataan ini bukan hanya dilakuka pada barang-barang namun juga pada file-fle yang ada di kantor. Ketika membutuhkan file tertentu maka penataan ini sangat efektif untuk memudahkan file yang dicari. Penataan file dalam suatu kantor dapat dibedakan menjadi file yang sama atau sebidang dan file yang berbeda. File yang sama atau saling terkait diletakkan pada satu almari. Sedangkan file yang berbeda akan ditempatkan pada almari yang berbeda. Sub file yang berisi data yang sama akan diberi tanda dengan warna map yang berbeda. Semua tanda tersebut akan memudahkan pencarian file ketika diperlukan.
3. Seisou (Pembersihan)
Bersih-bersih sebenarnya bukan sebagai aktivitas khusus dari suatu pekerjaan, tapi pekerjaan ini merupakan kesatuan yang menjadi keseharian dari jadwal kerja seseorang. Dengan menggunakan Seiso ini maka area kerja bisa tetap bersih setelah mengerjakan pekerjaan maupun saat memulai pekerjaan tersebut. Dalam konsep ini maka akan menghindarkan dari kesalahan ataupun hal yang aneh saat bekerja.
Langkah yang sering dilakukan oleh seorang pekerja dalam konsep ini adalah dengan menata tools, setelah digunakan dikembalikan ke tempatnya dan dibersihkan dari kotoran. Jika tools bermasalah maka bisa diketahui dan digantikan dengan yang baru. Bila di kantor maka setelah bekerja, file-file ditata kembali pada tempatnya semula.
Kebersihan ini sangat penting, di kantor karyawan bisa menata kembali meja kerjanya dan sekelilingnya dari dokumen-dokumen yang tidak terpakai. Sampah-sampah dibuang pada tempat sampah. Kegiatan ini adalah satu kesatuan yang harus dilakukan setiap hari dalam jadwal kerja. Sebagai nilai tambah, ketika anda mencari ingin mengambil dokumen yang dibutuhkan maka tidak membutuhkan waktu lama dan segera bisa mendapatkannya dengan mudah. Kdang kebersihan ini dianggap sangat sepele namun hasilnya sangat luar biasa bagi karyawan. Kebersihan ini akan membantu proses bekerja dan juga proses operasional perusahaan. Kebersihan tidak hanya dilakukan di kantor tapi juga bisa dilakukan di tempat produksi atau pabrik.
4. Seiketsu (Pembiasaan)
Konsep ini lebih mengarah pada Standarisasi yaitu tiap anda dituntut untuk melaksanakan konsep-konsep lainnya seperti diatas maka hal ini bukanlah hal yang menguras energy dan waktu anda. Jika ada proyek yang bernilai mahal namun tidak berarti maka hal ini bukanlah konsep dari 5S. Konsep 3S diatas bisa dilaksanakan secara konsisten saat bekerja sehari-hari yang dilaksanakan oleh semua orang tanpa kecuali. Konsep tersebut merupakan sebuah standart baku yang menyatu dengan pekerjaan utama anda. Pembiasaan ini bisa dilakukan dalam lingkup operasional perusahaan dan menjadi hal yang dilakukan terus menerus untuk hasil yang maksimal. Pembiasaan kadang merupakan hal yang biasa bagi perusahaan namun konsep ini sangat membantu kegiatan operasional perusaaan dan kegiatan lainnya.
5. Shitsuke (Pendisiplinan)
Konsep ini merupakan fase terakhir dari serangkaian konsep 5S, penetapan pendisiplinan ini merupakan proses panjang yang berkelanjutan. Prose pemeliharaan dalam 3S maupun S ke 4 yaitu standarisasi tersebut akan dilakukan dalam rentang waktu yang cukup lama dan berkelanjutan.
Setelah konsep 4S dilaksanakan secara terus menerus dan berjalan dengan baik maka akan menajdi kebiasaan bagi orang dilingkungan sekitar. Sebagai S ke-5, Seiketsu menjadi penyempurna dari konsep 4S yang lainnya. Dari konsep-konsep tersebut kemudian akan menjadi bagian penting suatu perusahaan untuk mempertahankan kedudukannya dengan perusahaan lainnya. Pada konsep pendisiplinan tersebut diharapkan terus dipertahankan dan diperbaiki secara berkelanjutan melalui inovasi-inovasi .
Prinsip 5S kelihatannya memang sepele dan simple namun jika dilaksanakan dengan baik dalam pekerjaan sehari-hari akan berdampak bagus untuk meningkatkan produktifitas maupun efisiensi tiap aktifitas yang anda lakukan. Banyak manfaat yang bisa diambil dari konsep ini ketika perusahaan menggunakan konsep 5S untuk perusahaan mereka. Jika semua konsep di atas dilakukan secara terus menerus maka perusahaan akan mudah menjalankan operasionalnya bahkan akan tertanam sikap yang professional pada karyawan. Sumber daya manusia yang potensial dan professional sangat diperlukan untuk pengembangan bisnis perusahaan. Bila konsep 5S yang terkenal ini diterapkan maka masing-masing SDM akan mampu meningkatkan potensi yanga da pada diri mereka.
