Dalam proses Audit ISO, menerima Non-Conformity Minor (NC Minor) adalah hal yang cukup umum. Namun di banyak perusahaan, temuan ini sering langsung memicu kepanikan, kekhawatiran sertifikat akan dicabut, atau reaksi defensif terhadap auditor. Padahal, temuan minor audit justru bisa menjadi early warning yang sangat berharga jika ditangani dengan cara yang tepat.
1. Memahami NC Minor dan Konsekuensinya
NC Minor adalah ketidaksesuaian yang tidak berdampak langsung terhadap kegagalan sistem manajemen secara keseluruhan, berbeda dengan NC Mayor yang menunjukkan kegagalan sistem atau risiko serius terhadap mutu, keselamatan, atau kepatuhan.
Secara umum, NC Minor tidak langsung menyebabkan suspend atau withdrawal sertifikat, selama organisasi mampu menunjukkan corrective action yang efektif dan tepat waktu. Risiko suspend biasanya muncul jika NC Minor diabaikan, berulang, atau tidak ditindaklanjuti dengan baik.
2. Mindset yang Tepat Saat Mendapat NC Minor
Hal pertama yang harus dilakukan adalah mengganti mindset dari defensif menjadi solutif. NC Minor bukan tuduhan, melainkan umpan balik sistem. Fokus utama bukan “siapa yang salah”, tetapi apa yang gagal di sistem dan bagaimana memperbaikinya secara permanen.
3. Immediate Action
Begitu temuan disampaikan, lakukan klarifikasi yang proporsional dengan auditor untuk memastikan pemahaman temuan sudah tepat, bukan untuk berdebat. Setelah itu, adakan emergency meeting internal (MR, Quality, departemen terkait, dan manajemen bila perlu) untuk menyepakati langkah awal.
Tahap ini juga mencakup containment action, yaitu tindakan sementara untuk mencegah dampak lebih lanjut, sambil corrective action permanen disusun.
4. Menyusun Corrective Action yang Efektif
Kesalahan paling umum dalam menanggapi temuan minor audit ISO adalah corrective action yang dangkal. Auditor tidak mencari jawaban cepat, tetapi analisis akar masalah (root cause analysis) yang logis dan berbasis fakta.
Corrective action yang baik harus menjawab:
- Mengapa ketidaksesuaian bisa terjadi?
- Apa perubahan sistem yang dilakukan agar tidak terulang?
- Siapa penanggung jawabnya dan bagaimana pengendaliannya?
Lengkapi dengan action plan yang realistis serta objective evidence seperti revisi prosedur, bukti pelatihan, perubahan form, atau hasil monitoring.
5. Timeline dan Proses Submission dalam Temuan Audit Minor
Umumnya certification body memberikan batas waktu tertentu untuk submission corrective action. Pastikan semua dokumen dikirim lengkap, konsisten, dan sesuai temuan, bukan sekadar “formalitas”. Respons yang rapi dan terstruktur sangat memengaruhi penilaian auditor.
6. Follow-Up Audit dan Tips Agar Diterima Auditor
Pada tahap verifikasi, auditor akan melihat efektivitas, bukan hanya keberadaan dokumen. Pastikan tindakan sudah diimplementasikan, bukan baru direncanakan. Auditor sangat menghargai transparansi dan perbaikan nyata dibanding jawaban “aman di atas kertas.”
7. Timeline dan Proses Submission dalam Temuan Audit Minor
Umumnya certification body memberikan batas waktu tertentu untuk submission corrective action. Pastikan semua dokumen dikirim lengkap, konsisten, dan sesuai temuan, bukan sekadar “formalitas”. Respons yang rapi dan terstruktur sangat memengaruhi penilaian auditor.
8. Preventive Measures agar Tidak Terulang Temuan Audit
Gunakan NC Minor sebagai bahan lesson learned. Update risk register, perkuat internal audit, dan pastikan pengendalian proses berjalan konsisten. NC Minor yang berulang bisa berubah menjadi NC Mayor.
Bizplus.id siap membantu perusahaan dalam melakukan root cause analysis, menyusun corrective action yang efektif, serta memberikan pendampingan follow-up audit agar temuan minor audit ISO / NC Minor dapat ter-close dengan baik dan risiko suspend sertifikat dapat dihindari.
Penulis: KT
Baca Juga:
