Banyak perusahaan merasa sudah “siap audit” karena seluruh dokumen ISO tersedia, prosedur lengkap, dan rekaman tersusun rapi. Namun ketika audit eksternal ISO 9001, ISO 14001, atau ISO 45001 dilakukan, hasilnya justru tidak sesuai harapan: muncul temuan mayor, temuan minor, bahkan kegagalan sertifikasi. Kondisi ini sering kali bukan disebabkan oleh auditor eksternal, melainkan karena internal audit yang tidak berjalan efektif.
Sehingga sering kali dipahami sekadar sebagai kewajiban standar ISO atau formalitas tahunan agar “ada buktinya”. Padahal, fungsi utamanya sistem manajemen adalah sebagai alat evaluasi kesiapan sistem sebelum organisasi diuji oleh auditor eksternal. Jika dilakukan secara dangkal, maka ketidaksesuaian nyata di lapangan tidak pernah terdeteksi sejak awal.
Penyebab Umum Kegagalan Audit Eksternal
Maka dari itu terdapat beberapa alasan terjadinya kegagalan audit eksternal:
- Penerapan prosedur tidak konsisten dengan praktik di lapangan
- Risiko proses belum teridentifikasi dan dikendalikan dengan baik
- Ketidaksesuaian yang sudah lama terjadi tetapi tidak pernah terdeteksi
- Internal audit tidak menemukan masalah yang sebenarnya ada
Hal ini menunjukkan bahwa kualitas sangat memengaruhi hasil audit sertifikasi
Ciri Internal Audit yang Tidak Efektif
Beberapa ciri-ciri yang tidak efektif, antara lain:
- Audit dilakukan hanya berdasarkan checklist tanpa analisis proses
- Auditor internal tidak memahami klausul ISO secara kontekstual
- Tidak adanya pendekatan berbasis risiko
Auditor hanya mencentang “sesuai” atau “tidak sesuai” tanpa menggali bukti objektif dan penyebab masalah. Dalam kondisi ini, internal audit gagal menjalankan perannya sebagai early warning system bagi perusahaan
Dampaknya cukup signifikan. Ketika audit eksternal dilakukan, auditor sertifikasi akan menemukan ketidaksesuaian yang seharusnya sudah terdeteksi sejak internal audit. Akibatnya, perusahaan menerima temuan mayor atau minor yang sebenarnya bisa dicegah. Lebih jauh lagi, hal ini menunjukkan bahwa sistem manajemen belum berjalan efektif dan masih sebatas dokumen.
Manfaat ISO 9001:2015 dalam Internal Audit
ISO 19011 memberikan panduan bagaimana audit sistem manajemen seharusnya dilakukan, termasuk:
- Kompetensi dan sikap auditor
- Perencanaan audit yang efektif
- Teknik pengumpulan bukti objektif
- Pendekatan audit berbasis risiko
Pedoman ini menegaskan bahwa membutuhkan auditor yang kompeten, bukan sekadar penunjukan administratif.
Agar benar-benar berfungsi, perusahaan perlu:
- Meningkatkan kompetensi auditor internal
- Menyusun program dan rencana audit yang tepat
- Menerapkan pendekatan audit berbasis risiko
- Menggunakan hasil sebagai bahan evaluasi manajemen
Sehingga dengan efektif akan membantu memastikan sistem manajemen berjalan nyata, bukan hanya tertulis di dokumen.
Internal audit yang efektif adalah kunci utama keberhasilan audit eksternal. Tanpa auditor yang kompeten dan pendekatan audit yang tepat, sistem manajemen ISO hanya akan menjadi dokumen, bukan praktik nyata. Public Training Bizplus.id bulan Februari hadir sebagai solusi praktis untuk membangun auditor internal yang kompeten, percaya diri, dan benar-benar siap menghadapi audit sertifikasi.
Penulis: KT
Baca Juga:
