Dalam banyak organisasi, proses persetujuan dokumen terlihat rapi dari luar. File tersimpan di folder bersama, alur approval tercatat, dan tanda tangan tampak lengkap. Namun dari perspektif keamanan informasi dan kepatuhan ISO 27001 dalam tanda tangan digital perlu diperhatikan. Muncul pertanyaan pentingnya bukan sekadar “Apakah dokumen ini sudah ditandatangani?” melainkan, “Bisakah proses ini dipertanggungjawabkan saat diuji?” Di sinilah praktik umum seperti tanda tangan foto tempel mulai memperlihatkan kelemahannya.
Praktik yang Umum, Tapi Sering Dianggap Remeh Tanda Tangan
Penggunaan tanda tangan hasil scan atau foto yang ditempel ke dokumen elektronik masih sangat lazim. Alasannya sederhana:
- Cepat
- Praktis
- Sudah biasa dipakai
Namun dalam konteks ISO/IEC 27001:2022, sesuatu yang “biasa” tidak selalu berarti aman. Dalam banyak audit, praktik ini baru terlihat bermasalah ketika auditor mulai menggali lebih dalam dan meminta bukti yang dapat diverifikasi.
Saat Auditor Tidak Mencari Bentuk, Tapi Bukti dari Tanda Tangan
Di atas kertas, dokumen tampak lengkap. Namun ketika diminta menjelaskan:
- Kapan dokumen ditandatangani
- Siapa yang menandatangani
- Apakah dokumen berubah setelah itu
Jawabannya sering kali bersifat asumtif: “Seharusnya tidak berubah.” “Biasanya yang tanda tangan itu beliau.” Tapi dalam konteks ISO/IEC 27001:2022, asumsi bukanlah kontrol.
Mengapa Foto Tanda Tangan Menjadi Risiko Keamanan Informasi?
- Tidak menjamin autentikasi (Tidak ada mekanisme validasi identitas penandatanganan)
- Tidak menyediakan audit trial (Tidak tercatat waktu, identitas digital, maupun aktivitas setelah penandatanganan)
- Tidak menjamin integritas dokumen (Dokumen dapat diubah tanpa ada indikasi pelanggaran)
- Rentan disalahgunakan (File tanda tangan dapat di copy dan digunakan ulang tanpa kontrol)
Semua poin ini beririsan langsung dengan prinsip dasar keamanan informasi:
confidentiality, integrity, dan availability, accountability and non-repudiation.
ISO/IEC 27001:2022 Tidak Melarang, Tapi Menuntut Kepastian
ISO/IEC 27001:2022 tidak secara eksplisit melarang tanda tangan foto tempel. Namun standar ini menekankan bahwa setiap kontrol keamanan harus dapat dibuktikan efektivitasnya.
Dalam audit, tanda tangan foto tempel sering kali:
- Tidak memenuhi prinsip traceability
- Sulit dijadikan bukti pengendalian
- Menjadi potensi temuan audit saat risiko dievaluasi lebih dalam
Ketika Dokumen Perlu “Bersuara” Saat Diperiksa
Perbedaan utama antara tanda tangan foto tempel dan tanda tangan digital yang sah adalah Dokumen digital yang benar dapat menjelaskan dirinya sendiri. Dengan tanda tangan digital:
- Identitas penandatanganan jelas
- Waktu penandatanganan tercatat
- Integritas dokumen terjamin
- Audit trail tersedia secara otomatis
Tidak lagi bergantung pada penjelasan manusia.
Peran PSrE dalam Menjamin Keabsahan dan Keamanan
Di Indonesia, tanda tangan digital yang sah diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang terdaftar di Komdigi. Pendekatan ini memastikan:
- Identitas penandatangan tervalidasi
- Proses menggunakan kriptografi
- Bukti elektronik dapat dipertanggungjawabkan secara hukum dan teknis
Bagi organisasi yang menerapkan ISO 27001, ini bukan sekadar fitur—melainkan kontrol keamanan informasi yang relevan dan kritikal.
Refleksi dari Praktik Compliance TTD Digital untuk ISO 27001
Dalam banyak kasus, risiko terbesar bukan berasal dari serangan siber canggih, tetapi dari praktik kecil yang dianggap sepele. Tanda tangan foto tempel adalah salah satunya.
Risiko ini baru terasa ketika:
- Audit berlangsung
- Insiden terjadi
- Sengketa muncul
Saatnya Organisasi Bertransformasi
Seiring meningkatnya tuntutan keamanan informasi dan tata kelola digital, semakin banyak organisasi meninjau ulang cara mereka mengelola persetujuan dokumen. Tanda tangan digital kini dipandang bukan hanya sebagai alat legal, tetapi sebagai bagian integral dari kontrol keamanan informasi ISO/IEC 27001:2022.
Melihat area ini sebagai bagian dari evolusi sistem manajemen yang lebih matang—sesuatu yang perlu dirancang dengan hati-hati, selaras dengan standar internasional, dan tetap realistis untuk operasional bisnis. Bukan soal seberapa cepat berubah, tetapi seberapa siap organisasi menghadapi risiko yang nyata.
Bersama Bizplus.id keamanan tanda tangan digital perusahaan anda dalam setiap dokumen dapat terjamin. Jangan tunda lagi untuk mendapatkan sistem manajemen keamanannya.
Hubungi kami Konsultan ISO Bizplus.id sekarang untuk memulai proses konsultasi dan membantu keamanan tanda tangan digital di perusahaan anda.
Penulis: CA
Baca Juga
