Hallo sobat bizplus, kali ini artikel bizplus akan membahas mengenai salah satu pengendalian dalam ISO 37001:2016 Sistem Manajemen Anti Penyuapan yaitu Due Dilligence atau lebih familiar dengan nama uji kelayakan. Uji kelayakan sendiri adalah suatu proses untuk melakukan penilaian lebih lanjut dari sifat dan tingkatan risiko penyuapan dan untuk membantu perusahaan atau organisasi dalam melakukan pengambilan keputusan yang berhubungan dengan specific transaction, project, aktivitas, rekan bisnis dan personel yang memiliki atau akan melakukan hubungan kerjasama dengan perusahaan atau organiasi.

Uji kelayakan adalah salah satu pengendalian tambahan (clause 8.2) yang bertujuan untuk mencegah dan mendeteksi risiko penyuapan, serta menginformasikan keputusan perusahaan apakah menunda, memberhentikan, atau merevisi suatu transaksi, project atau hubungan dengan rekan bisnis atau personel.

Uji Kelayakan Personel

1. Memastikan bahwa calon karyawan yang akan diterima tidak memiliki track record kasus penyuapan, hal tersebut dapat dilakukan dengan cara melakukan pengecekan latar belakang kepada perusahaan lama tempat mereka bekerja atau mencari tahu kepada kenalan atau mencari tahu melalui media sosial.
2. Mencari tahu bahwa personel baru yang akan diterima apakah memiliki konflik kepentingan dengan salah satu personel di perusahaan, kalaupun memiliki konflik kepentingan maka harus dipastikan bahwa personel baru tersebut mengikuti proses recruitment secara wajar.
3. Memastikan bahwa calon karyawan mengetahui, mengerti, dan menyetujui terhadap kebijakan anti penyuapan yang sudah diterapkan perusahaan.
4. Memastikan bahwa kualifikasi calon personel sudah sesuai.
5. Memastikan bahwa calon personel apakah sebelumnya pernah memiliki hubungan dengan perusahaan, misalnya perusahaan menerima untuk mempekerjakan personel tersebut sebagai balas jasa.
6. Melakukan uji kelayakan untuk personel-personel yang berada di departemen yang memiliki risiko penyuapan cukup tinggi (misalnya HRD, Pembelian, Project, QC, Finance dan Marketing). 

Uji Kelayakan Rekan Kerja

1. Memastikan bahwa rekan kerja yang bekerja sama dengan perusahaan memiliki kesesuaian kualifikasi, pengalaman dan sumber daya.
2. Memastikan bahwa rekan kerja yang akan bekerjasama dengan perusahaan sudah memiliki kebijakan anti penyuapan, atau jika rekan kerja tidak memiliki kebijakan anti penyuapan maka mereka wajib bersedia untuk mengikuti aturan anti penyuapan yang ditetapkan oleh perusahaan.
3. Melakukan identifikasi apakah rekan kerja yang akan bekerja sama dengan saat ini memiliki konflik kepentingan dengan salah satu personel (misalnya supplier A adalah perusahaan milik sahabat dari Bp. ABC yang merupakan purchasing di perusahaan).
4. Memastikan bahwa rekan kerja memiliki struktur transaksi yang jelas (misalnya nomor rekening untuk pembayaran adalah nomor rekening milik perusahaan, bukan perorangan).

Uji kelayakan bukanlah alat yang sempurna, hasil uji kelayakan yang positive bukan berarti rekan bisnis atau personel tidak memiliki potensi penyuapan, sebaliknya hasil uji kelayakan yang negative tidak selalu rekan kerja memiliki potensi penyuapan. Bizplus sebagai konsultan ISO terbaik di Surabaya dapat membantu perusahaan Anda dalam persiapan untuk melakukan sertifikasi ISO 37001:2016.

Penulis : MS