Penerapan Quality Management System Berdasarkan ISO 9001

Definisi Mutu

  • Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) mutu adalah sebuah ukuran tentang baik buruknya suatu benda. 
  • Menurut American Society for Quality Control mutu merupakan jumlah sifat dari produk yang berhubungan dengan kemampuan untuk memberikan kebutuhan berupa kepuasan. 
  • Jadi menurut kedua contoh diatas defisini mutu adalah sebuah produk atau jasa yang memiliki sifat baik atau buruk tentang kualitasnya dan berkemampuan untuk memberikan kebutuhan berupa kepuasan untuk pelanggan. 

Quality Management System (QMS): 

International Electrotechnical Commission (IEC) menggambarkan QMS sebagai “Sistem manajemen yang digunakan untuk mengarahkan dan mengontrol organisasi dengan mempertimbangkan kualitas”.

Model Proses dari (Quality Management System) yaitu menggunakan metode PDCA (Plan-Do-Check-Act), di antaranya:

  • Plan: membuat rencana dan membuat Langkah-langkah untuk mencapai suatu tujuan. 
  • Do: Melakukan rencana-rencana yang sudah dibuat, dan memilih Solusi terbaik sementara dan menerapkan Solusi sementara (seperti menguji) dalam skala yang tidak besar. untuk mengembangkan atau menguji Solusi-solusi yang sudah tercipta dari proses melakukan atau implementasi setiap rencana.  
  • Check: mengukur dan menguji efisiensi dari Solusi yang sudah dilakukan pada proses Do setelah itu dilakukan evaluasi apakah Solusi tersebut dapat diterapkan atau harus ditingkatkan kembali untuk mendapatkan Solusi permasalahan yang tepat. 
  • Act: Menerapkan Solusi yang sudah dilakukan peningkatan agar Solusi yang dipakai dapat menyelesaikan permasalahan dengan baik dan tepat. 

Penerapan Quality Management System berdasarkan ISO 9001 menggunakan metode proses PDCS (Plan-Do-Check-Act) Oleh karena itu metode PDCA ini dapat membuat sistem menjadi stabil dan mendapat perbaikan terus menerus (Continuous Improvement). 

Klausul 9001 yang termasuk dalam Plan

  • Klausul 4 karena dalam klausul 4 kita membuat konteks organisasi yang membahas mengenai isu ekternal dan isu internal dengan menggunakan metode Strength-Weakness-Oppourtunity-Threats (SWOT). Ini Langkah awal untuk melangkah dalam penerapan ISO 9001.  
  • Klausul 5 karena dalam klausul 5 membahas tentang kepemimpinan yang mengharuskan Top Management harus mengerti ada masalah apa atau isu apa yang ada di perusahaannya, sejauh mana penerapan ISO 9001 ini diterapkan, fokus kepada pelanggan apa yang diinginkan pelanggan dan Top Management harus support akan hal tersebut. Lalu Perusahaan harus membuat kebijakan tentang manajamen mutu agar value dari Perusahaan kita terlihat, kebijakan yang sudah dibuat harus disosialisasikan ke seluruh orang yang ada di perusahaan tersebut. Lalu Top Management harus memastikan terdapat peran organisasi, wewenang, tanggung jawab untuk menyukseskan penerapan ISO 9001 ini. Top Management harus memberikan surat penunjukan Management Representative untuk kepanjangan tangan dari pihak Top Management. 
  • Klausul 6 yang membahas tentang perencanaan pada klausul 6 terdapat pembuatan Analisa Risiko dan Peluang setiap departemen. Terdapat pembuatan sasaran mutu seperti KPI setiap departemen dan terdapat perencanaan perubahan jika terdapat perubahan yang signifikan di dalam proses Perusahaan maka harus direncanakan terlebih dahulu. 
  • Klausul 7 yang membahas tentang support, untuk mensupport penerapan ISO 9001 maka Perusahaan memerlukan sumber daya manusia yang sesuai value Perusahaan dan yang sesuai kebutuhan, infrastruktur perlu untuk dirawat semua, alat ukur perlu dikalibrasi untuk memastikan keakuratannya. Lalu menentukan standar kompetensinya apakah karyawan sudah sesuai dengan kemauan Perusahaan. Lalu kesadaran dalam menyadari terhadap risiko-risiko apa yang dapa terjadi di setiap departemen. Lalu terdapat komunikasi jadi harus membuat rencana komunikasi tujuannya seperti dapat mensosialisasi jika terdapat perubahan di sistem perusahaan. Lalu terdapat pembuatan dokumen-dokumen penting yang dapat menyukseskan penerapan ISO 9001 di Perusahaan. 

Klausul 9001 yang termasuk Do  

  • Klausul 8 yang membahas tentang operasional yaitu melakukan perencanaan dan pengendalian operasional dengan mengendalikan model proses-prosesnya. Lalu cara mengkomunikasikan produknya kepada pelanggan. Lalu menentukan persyaratan yang berkaitan dengan produk dan jasa. Lalu meninjau apakah bisa mengirimkan barang sesuai tanggal yang sudah ditentukan. Lalu menerima input desain pengembangan dari pelanggan. Lalu terdapat pengendalian desain yang diterima Perusahaan dari konsumen. Lalu terdapat output desain dan telah dilakukan pengembangan. Lalu terdapat perubahan design. Lalu menyeleksi supplier sesuai tidak dengan yang diinginkan Perusahaan dan melakukan evaluasi supplier. Lalu memberikan garansi kepada konsumen Ketika barang sudah sampai pada konsumen untuk keberlanjutan proses Perusahaan dengan konsumen. Lalu jika terdapat product reject apa yang harus dilakukan Perusahaan seperti produk tersebut dirework dan sebagainya. 

Klausul yang termasuk Check

  • Klausul 9 yang membahas tentang pemantauan, pengukuran, pemantauan seperti pencapaian KPI, evaluasi supplier, dan sebagainya harus didokumentasikan dengan lengkap dan tertata. terdapat survey kepuasan pelanggan. Menganalisis dan mengevaluasi data-data yang sudah dikumpulkan. Lalu melakukan audit internal. Lalu melakukan tinjauan management. 

Klausul yang termasuk Act

  • Klausul 10 yang membahas tentang ketidaksesuaian dan tindakan korektif seperti penanganan komplain dari pelanggan, temuan diwaktu audit internal, KPI tidak tercapai. Lalu melakukan peningkatan terus menerus seperti circle PDCA untuk melakukan Continuous Improvement. 

Persyaratan dokumen yang perlu dibuat sesuai pasal 4 pada ISO 9001: 

Klausul Isi Klausul dan Penjelasanya Pemenuhan 
4.1 Melakukan analisis SWOT Analysis untuk menentukan isu internal dan eksternal dari perusahaan dari segi positif maupun negatif. SW itu untuk menentukan isu internal organisasi kalau OT itu menentukan isu eksternal Konteks organisasi. Perlu menganalisa dan menetapkan isu ekternal dan isu internal. Isu ekternal dan internal ditetapkan berupa Analisa SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, and Threats).   Isu Ekternal dapat dicari menggunakan: Kesempatan (Opportunity): contoh terdapat program Pembangunan dari pemerintah, referensi kualitas dan hasil yang baik dari pekerjaan sebelumnya, pertumbuhan sektor infrastruktur. Ancaman (Threats): contoh adanya kenaikan harga dasar bahan baku dan terdapat pasar cenderung brand minded pada produk luar negeri. Isu Internal dapat dicari menggunakan: Kekuatan (Strength): contoh kapasitas produksi yang besar, tenaga sales yang handal, dan sebagainya. Kelemahan (Weakness): contoh varian produk belum sebanyak competitor dan biaya operasional makin meningkat. 
4.2 Pihak yang berkepentingan memiliki harapan maupun kebutuhan. Organisasi perlu untuk mengetahui siapa saja atau pihak terkait dan mengidentifikasi harapan serta kebutuhan masing-masing pihak. Hal yang perlu dilakukan untuk memenuhi klausul ini adalah dengan mengidentifikasi dan membuat tabel harapan dan kebutuhan pihak berkepentingan Menetapkan pihak yang berkepentingan. Contoh Direktur, Masyarakat, vendor, pelanggan, bank/finance, dan pihak yang terkait. Sehingga terdapat harapan untuk Perusahaan dan terdapat kebutuhan yang dibutuhkan Perusahaan. 
4.3 Ruang lingkup adalah batasan sampai mana proses sistem manajemen mutu ini dijalankan. Contoh pemberian batasan atau ruang lingkup yaitu mencatat alamt cabang perusahaan beserta hasil produk maupun jasa yang diperjualbelikan. Mengidentifikasi sampai mana perusahaan sudah menerapkan semua klausul ISO 9001:2015. Penetapan Ruang lingkup Penerapan ISO 9001:2015. Contoh seperti Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 diterapkan di PT. AAA yang berlokasi di Jalan AAA dan sebagainya. 
4.4 Organisasi mampu menetapkan proses-proses yang diperlukan dari awal hingga akhir, termasuk sumber daya yang diperlukan, pembuatan analisi resiko dan peluang (ARP), dan evaluasi seluruh proses. Lalu juga membuat model proses dan model proses tersebut harus dipastikan bahwa terdapat prosedur yang dijalankan organisasi. Menetapkan model proses Perusahaan. 
Tabel persyaratan dokumen yang perlu dibuat sesuai pasal 4 pada ISO 9001

Penulis: YS
Share this :