Informasi Terdokumentasi adalah data atau fakta yang dicatat, disimpan, atau diarsipkan secara tertulis atau dalam bentuk yang dapat diakses dan dikelola. Hal ini mencakup dokumen, catatan, laporan, atau informasi lainnya yang dapat dijadikan referensi atau acuan. Oleh karena itu pentingnya informasi terdokumentasi untuk perusahaan agar membantu dalam penyimpanan, penyebaran, dan penggunaan kembali pengetahuan dalam berbagai konteks, seperti organisasi, proyek, atau kegiatan sehari-hari.
DUA BENTUK UTAMA DOKUMEN DAN CATATAN
Informasi Terdokumentasi terbagi menjadi dua bentuk utama yaitu dokumen dan catatan. Berikut adalah perbedaan antara kedua bentuk tersebut :
- Sifat
- Dokumen: Biasanya lebih formal dan terstruktur, sering kali dibuat untuk tujuan tertentu seperti laporan, panduan, atau kebijakan.
- Catatan (Record): Dapat bersifat lebih informal, sering kali mencatat informasi sehari-hari atau peristiwa secara rinci.
- Tujuan
- Dokumen: Dibuat dengan tujuan spesifik, seperti menyampaikan informasi, memberikan petunjuk, atau mendokumentasikan kebijakan.
- Catatan (Record): Bertujuan untuk mencatat kejadian, transaksi, atau aktivitas untuk tujuan pelacakan, bukti, atau referensi di masa mendatang.
- Isi
- Dokumen: Berfokus pada penyampaian informasi yang lengkap dan terorganisir, mungkin dengan analisis atau pembahasan rinci.
- Catatan (Record): Menyertakan detail singkat atau kronologis tentang peristiwa, sering kali dengan tujuan pencatatan seefisien mungkin.
- Formalitas
- Dokumen: Lebih cenderung formal, dengan struktur dan format yang terdefinisi dengan baik.
- Catatan (Record): Dapat bersifat lebih informal, mungkin hanya mencatat informasi yang diperlukan tanpa mengikuti struktur formal.
- Waktu Penyusunan
- Dokumen: Biasanya memerlukan waktu lebih lama untuk penyusunan karena perlu dipersiapkan dan dirancang secara hati-hati.
- Catatan (Record): Dibuat segera setelah atau bahkan selama peristiwa terjadi untuk merekam informasi secara real-time.
Contoh dokumen melibatkan laporan proyek, panduan atau kebijakan organisasi, sementara catatan (record) mungkin mencakup catatan harian, catatan pertemuan, atau catatan terkait transaksi keuangan harian. Perbedaan ini membantu memahami bagaimana dokumen dan catatan (record) dapat digunakan serta membantu memperjelas peran dan fungsi yang berbeda dari dokumen dan catatan dalam konteks yang berbeda sesuai dengan kebutuhan dokumentasi dan pengelolaan informasi.
Setelah Anda memahami pentingnya penggunaan Informasi terdokumentasi serta memahami perbedaan dari informasi terdokumentasi yang dibutuhkan oleh organisasi yang baik namun masih bingung dengan hal-hal apa saja yang perlu dilakukan untuk membuat informasi terdokumentasi anda agar jelas sesuai dengan konteks serta untuk menunjang sistem yang dijalankan di perusahaan atau organisasi maka Anda dapat menghubungi Bizplus sebagai jasa konsultan yang sudah berpengalaman dalam membantu perancangan dokumentasi dari perusahaan yang baik, sistematis, efektif dan tentu saja jelas untuk implementasi sistem manajemen perusahaan Anda.
Penulis: BD
