Apakah perusahaan Anda sedang menerapkan sistem manajemen dengan standar ISO? Jika ya, maka Anda pasti familiar dengan konsep Plan, Do, Check, dan Action (PDCA) yang menjadi konsep dasar penerapan sistem manajemen berdasarkan standar ISO. Pada artikel ini kami akan membahas salah satu kegiatan dari siklus PDCA yaitu “Check”, pada poin ini organisasi diharapkan melakukan pemeriksaan kesesuaian dari sistem manajemennya dan menetapkan tindak lanjut apabila ditemukan ketidaksesuaian (Non-conformities). Dalam persyaratan ISO sendiri, contohnya pada ISO 9001:2015 poin “Check” ini terlihat pada Klausul 9, dan salah satu kegiatan pemeriksaan yang diwajibkan adalah “Internal Audit” (Klausul 9.2).
Persyaratan atau standar untuk organisasi dalam melakukan kegiatan Tahapan Internal Audit
Jawabannya untuk pertanyaan tersebut adalah, ADA. Persyaratan/standar untuk melakukan audit sistem manajemen berdasarkan ISO mengacu pada ISO 19011:2018. Standar tersebut berisikan guideline atau cara-cara dalam melakukan audit sistem manajemen agar proses audit yang organisasi lakukan dapat berjalan dengan maksimal dan harapannya ada improvement dari temuan-temuan yang valid. ISO 19011:2018 ini dapat dijadikan guideline untuk melakukan audit pada semua sistem manajemen yang persyaratannya mengacu kepada ISO. Jadi dalam melakukan audit sistem manajemen mutu (ISO 9001:2015), sistem manajemen lingkungan (ISO 14001:2015), ataupun sistem manajemen K3 (ISO 45001:2018), atau persyaratan ISO yang lain dapat mengacu pada ISO 19011:2018.
Definisi “Audit” sendiri berdasarkan Klausul 3.1 ISO 19011:2018 adalah “Proses yang sistematis, independen, dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti objektif dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan aktivitas dan hasilnya sesuai dengan kriteria audit yang telah ditetapkan”. Sistematis ini maksudnya adalah kegiatan audit harus dilaksanakan secara terstruktur dimulai dari perencanaannya, pelaksanaannya, pelaporannya, hingga tindak lanjutnya. Independen dalam audit berarti tidak boleh ada personil atau auditor yang mengaudit bagian/departemennya sendiri, hal ini bertujuan untuk menghindari conflict of interest dalam audit. Dokumentasi berarti hal-hal yang berkaitan dengan keberlangsungan audit harus tercantum dalam dokumen, baik itu saat perencanaan audit maupun pelaporan dari hasil audit. Dalam melakukan audit ada 4 tahapan yang perlu untuk dilakukan, 4 tahapan tersebut adalah :
- Perencanaan Audit
Dalam melaksanakan audit perlu dibuat perencanaan, seperti “Kapan audit akan dilakukan?”, “Proses atau departemen apa saja yang akan diaudit?”, “Siapa auditor-auditor yang akan melakukan proses audit?”. Hal-hal terkait dengan audit perlu untuk direncanakan terlebih dahulu, jadi koordinator dari audit internal perlu untuk menyiapkan auditor yang kompeten, membuat program audit, jadwal audit, dan memastikan auditor sudah menyiapkan checklist audit. - Pelaksanaan Audit
Setelah proses perencanaan selesai maka selanjutnya adalah pelaksanaan audit, dalam melaksanakan audit perlu untuk dilakukan rapat pembuka terlebih dahulu untuk memastikan auditor dan auditee sudah memahami proses audit yang dijalankan. Dalam pelaksanaan audit ini auditor perlu untuk memahami cara mengaudit yang benar, terkait hal ini disarankan menggunakan metode Tanya, Amati, dan Periksa. - Pelaporan Audit
Setelah proses audit selesai dilaksanakan maka tahapan selanjutnya adalah audit melaporkan temuan-temuan audit, sehingga auditee atau bagian yang telah diaudit dapat melakukan perbaikan. - Tindak Lanjut Audit
Temuan-temuan dari hasil audit harus diperbaiki agar sistem manajemen yang diterapkan tetap sesuai dengan kriteria audit yang relevan. Dalam menentukan tindak lanjut dari temuan, auditee perlu untuk mencari akar permasalahannya terlebih dahulu dan menentukan tindakan korektif agar permasalahan tidak akan terjadi lagi kedepannya.
Nah, setelah membaca artikel ini apakah menurut Anda perusahaan atau organisasi Anda sudah siap untuk melakukan audit internal? Apakah auditor-auditor di perusahaan Anda sudah cukup kompeten dalam melakukan Tahapan Internal Audit dengan baik? Untuk meningkatkan kompetensi dari auditor-auditor di perusahaan, Anda dapat mengikuti training Internal Audit dengan Bizplus, di mana konsultan ISO Bizplus dapat membantu Anda untuk menyiapkan dan memastikan kompetensi dari auditor di perusahaan Anda sesuai dengan persyaratan ISO 19011:2018.
Penulis : YW
