Suatu perusahaan yang ingin sukses dan berkembang senang mencari-cari kesalahan dan kekurangan dalam perusahaan. Hal ini didasari bahwa suatu perusahaan tidak dapat berkembang jika tidak tahu apa yang harus diperbaiki. Sebuah kesalahan atau kekurangan bukanlah berita buruk atau suatu kegagalan dalam perusahaan, tetapi sebagai kesempatan untuk belajar dan berkembang dari insiden yang terjadi tersebut. Namun untuk berkembang lebih maju tidaklah cukup hanya menemukan masalah saja, perlu adanya suatu tindakan. Tindakan ini disebut dengan “Corrective Action” Dengan membuat tips corrective action belum tentu dapat memperbaiki masalah yang ada, hal ini karena sering terjadi kesalahan dalam pembuatan corrective action. Kesalahan yang sering ditemui dalam corrective action, yaitu :
- Langsung ke Bagian Kesimpulan
Saat melihat suatu permasalahan kadang kita dipaksa untuk berpikir cepat sehingga keluarlah kalimat “Aku tau cara memperbaikinya” namun dilakukan tanpa analisa. Hal ini tidak salah namun perlu dipastikan lagi, apakah yakin cara solusi yang Anda buat akan berhasil? Memperbaiki suatu masalah bukan hanya saat masalah itu terjadi tetapi juga memikirkan agar permasalahan itu tidak terjadi lagi. Agar berhasil memperbaiki ketidaksesuaian, biasanya pertanyaan berikut akan ditanyakan pada awalnya:- Mengapa masalah itu terjadi? Ini bisa melibatkan proses kerja operasional organisasi untuk memahami akar penyebab masalah dan cara mengatasinya.
- Siapa yang dapat bertanggung jawab? Untuk menyelesaikan masalah ini, perusahaan harus menggali dan mengidentifikasi personel yang mungkin bertanggung jawab atas terjadinya ketidaksesuaian. Pada titik inilah kesalahan/ketidaksesuaian dapat terungkap apakah mungkin terjadi karena kelalaian, ketidaktahuan, atau karena sabotase yang disengaja dari pelaku yang tidak bertanggung jawab.
- Kapan itu terjadi? Ini membantu perusahaan untuk mengetahui kapan ketidaksesuaian terjadi dan juga untuk lebih memahami jenis dampak yang ditimbulkannya untuk jangka waktu tertentu.
- Dimana itu terjadi? Ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan menunjukkan dengan tepat di mana masalah sebenarnya bisa terjadi. Jika itu mempengaruhi segmen tertentu dari perusahaan, maka rincian penting tersebut dapat ditentukan untuk tindakan pencegahan yang diperlukan oleh pihak yang bertanggung jawab.
- Apa penyebabnya? Ini juga dapat melibatkan evaluasi proses kerja Manajemen suatu perusahaan.
- Zero Komitmen untuk Memperbaiki Masalah
Ada suatu pepatah yang mengatakan “Melakukan sesuatu dengan cara yang sama dan berharap hasil yang berbeda”. Terkadang suatu perusahaan ingin berkembang namun tidak ingin mengubah kebiasaan yang sudah dilakukan. Sehingga terkadang dalam penyelesaian masalah memilih cara yang mudah dan cepat, namun untuk hasilnya? Ketidaksesuaian itu dapat muncul kembali. Maka, selain analisa akar yang baik perlu adanya komitmen dari perusahaan yang besar agar permasalahan tersebut tidak muncul kembali. - Menggunakan Tindakan Korektif Lama yang Sama yang Selalu Digunakan
Terdapat 3 hal yang sering digunakan dalam pembuatan tindakan korektif, yaitu :- Disiplin: Ini biasanya dimulai dengan memperingatkan individu untuk “lebih berhati-hati”. Selanjutnya, itu meningkat ke sistem disiplin progresif. Jika karyawan tidak melakukan dengan benar, mereka akan dipecat.
- Pelatihan: Ini bisa menjadi bentuk pembelajaran agar lebih memahami proses atau menambah pengetahuan.
- Prosedur: Jika Anda tidak memilikinya, maka buatlah. Jika Anda sudah memiliki prosedur, maka revisi dan update.
Ketiga hal ini sering disarankan sebagai tindakan korektif, karena manajemen menerima dan paling mudah dan cepat. Jadi pembuatan tindakan korektif berpikir ini adalah cara untuk memperbaiki masalah. Mereka tidak dapat melihat “di luar kotak”. Namun perlu diperhatikan tindakan yang hanya mengatasi gejala akan mengarah pada “Whack-a-Mole” di mana masalah yang sama berulang berulang kali karena Anda belum mengatasi akar penyebab masalahnya.
Hal-hal di atas perlu dihindari agar tindakan korektif yang kita buat dapat menyelesaikan permasalahan dengan baik. Untuk mengetahui lebih jelasnya pembuatan tindakan korektif yang efektif, Anda dapat menggunakan jasa Konsultan ISO Bizplus.
Penulis : RA
