Saat ini, marak sekali kejadian terkait gratifikasi dan penyuapan, sehingga pemerintah pusat menekankan penerapan Sistem Manajemen Anti Penyuapan berdasarkan SNI ISO 37001:2016. Salah satu persyaratan ISO 37001:2016 adalah membahas terkait whistle blowing system (WBS).

Sistem ini adalah sebuah sistem yang dibuat oleh organisasi atau instansi untuk memfasilitasi pelaporan pelanggaran atau kecurangan yang dilakukan di dalam organisasi tersebut. Sistem ini memberikan jalan bagi karyawan, kontraktor, atau pihak lain yang bekerja sama dengan organisasi untuk melaporkan kegiatan yang tidak etis atau melanggar hukum tanpa takut mendapat balasan dari pihak yang dilaporkan.

Dalam sebuah organisasi, whistle blowing system dapat membantu untuk mencegah dan menangani pelanggaran dan kecurangan yang terjadi di dalam organisasi tersebut. Dengan adanya whistle blowing system, karyawan atau pihak lain yang mengetahui kegiatan yang merugikan organisasi dapat melaporkannya dengan aman dan tanpa rasa takut. Organisasi juga dapat menggunakan informasi yang diberikan oleh whistleblower untuk memperbaiki proses dan sistem yang tidak efektif, sehingga dapat meningkatkan kinerja dan kualitas organisasi secara keseluruhan.

Tahapan umum dalam mekanisme whistle blowing system:

1. Identifikasi kebijakan dan saluran whistle blowing
   Organisasi harus menetapkan kebijakan dan saluran untuk whistle blowing, sehingga whistleblower dapat melaporkan pelanggaran atau kecurangan dengan aman dan tanpa rasa takut.
2. Pelaporan pelanggaran
   Whistleblower harus melaporkan pelanggaran atau kecurangan melalui saluran whistle blowing yang telah ditetapkan, seperti email, formulir online, atau hotlines yang disediakan oleh organisasi.
3. Verifikasi pelaporan
   Pihak yang berwenang dalam organisasi akan memverifikasi dan mengevaluasi pelaporan pelanggaran untuk menentukan kebenaran dan kecukupan bukti.
4. Investigasi
   Setelah pelaporan pelanggaran diverifikasi, pihak yang berwenang akan melakukan investigasi terhadap pelanggaran tersebut. Investigasi dilakukan secara independen dan obyektif untuk memastikan kebenaran informasi dan melindungi whistleblower dari balas dendam atau diskriminasi.
5. Tindakan perbaikan
   Jika pelanggaran terbukti, organisasi akan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk memperbaiki masalah dan mencegah terulangnya pelanggaran di masa depan.
6. Pemberitahuan hasil investigasi
   Setelah tindakan perbaikan dilakukan, organisasi harus memberikan pemberitahuan hasil investigasi kepada whistleblower. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa whistleblower mengetahui tindakan yang diambil untuk menyelesaikan masalah yang dilaporkan.
7. Evaluasi dan umpan balik
   Setelah tindakan perbaikan dilakukan, organisasi harus mengevaluasi efektivitas kebijakan whistle blowing dan tindakan yang diambil untuk memperbaiki masalah yang dilaporkan. Organisasi juga harus memberikan umpan balik terkait proses whistle blowing kepada whistleblower untuk meningkatkan kualitas dan efektivitas mekanisme whistle blowing.

Mekanisme whistle blowing system harus memastikan kerahasiaan identitas whistleblower dan melindungi whistleblower dari balas dendam atau diskriminasi. Selain itu, organisasi harus memastikan bahwa setiap pelaporan diproses dengan serius dan direspon dengan cepat dan tepat waktu. Nah, itulah mekanisme terkait whistle blowing system. Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut terkait whistle blowing system, Anda dapat menghubungi Bizplus.id untuk jasa training dan konsultansi.

Penulis : RP