Bagi sebagian besar praktisi Quality Assurance (QA), Supply Chain, maupun Warehouse Manager, momen audit ISO 9001 di area persediaan sering kali memicu kecemasan tersendiri. Tidak jarang, auditor dengan mudah menemukan berbagai ketidaksesuaian (NC) di area ini. Pertanyaannya: apakah masalah pengelolaan persediaan ini murni karena staf gudang kurang teliti melakukan administrasi?

Faktanya, temuan audit pada area persediaan (inventory) biasanya merupakan gejala dari masalah yang lebih besar. Temuan ini menandakan bahwa sistem Inventory Management belum terintegrasi dengan baik ke dalam proses bisnis, baik itu di perusahaan manufaktur, distributor, maupun penyedia jasa.

Realita di Lapangan Pengelolaan Persediaan: Kekacauan yang Mengundang Temuan Auditor

Sebelum menyalahkan auditor yang dianggap terlalu mencari-cari kesalahan, mari kita berkaca pada realita operasional yang sering terjadi di lapangan. Sistem persediaan yang lemah biasanya langsung terlihat dari kekacauan visual dan operasional berikut ini:

1. Kapasitas Berlebih (Over Capacity): Barang ditumpuk hingga menutupi jalur evakuasi karena buffer stock yang tidak dihitung berdasarkan pergerakan permintaan riil.
2. Penempatan Barang Sembarangan: Tidak ada sistem lokalisasi. Barang dagang (trading goods) di distributor bercampur dengan barang return, atau spare part untuk jasa perbaikan alat berat terselip di rak yang salah.
3. 5R Tidak Berjalan di Area Inventory: Gudang dipenuhi debu pada stok lama, palet rusak yang dibiarkan, dan jalur forklift yang tertutup barang.
4. Prinsip FIFO/FEFO Diabaikan: Barang yang baru masuk justru ditaruh di depan. Akibatnya, stok lama tertahan bertahun-tahun hingga menjadi dead stock atau kedaluwarsa.
5. Selisih Stok Fisik vs Sistem: Di catatan ada 500 unit, namun saat dihitung fisik bersama auditor, hanya tersisa 350 unit.

Klausul ISO 9001 yang Menjadi “Langganan” Temuan di Persediaan

Kondisi-kondisi di atas secara langsung melanggar beberapa persyaratan utama dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, khususnya:

1. Klausul 8.1 (Perencanaan & Pengendalian Operasional): Menilai apakah Anda punya rencana yang jelas agar stok selalu tersedia tanpa membebani kapasitas gudang.
2. Klausul 8.5.1 (Pengendalian Produksi & Penyediaan Jasa): Klausul ini tidak hanya untuk pabrik, tapi juga jasa dan distributor. Persediaan yang berantakan membuat operasional jasa terhambat (misal: jasa maintenance tertunda karena spare part hilang).
3. Klausul 8.5.2 (Identifikasi & Mampu Telusur): Penempatan barang yang salah dan ketiadaan label melanggar klausul ini. Jika ada komplain pelanggan, Anda tidak akan bisa melacak histori barang tersebut.
4. Klausul 8.5.4 (Penjagaan / Preservation): Mengatur bagaimana perusahaan menjaga kualitas produk selama penyimpanan.

Mengapa Sistem Persediaan Sering Gagal Memenuhi Persyaratan?

Berkaca dari kasus di atas dan pengalaman di berbagai industri, ada beberapa akar masalah utama mengapa hal ini terus berulang:

1. SOP Hanya Berupa “Dokumen Pajangan”: Prosedur tertulis sangat sempurna di atas kertas, namun pekerja di lapangan tidak pernah diedukasi secara mendalam mengenai cara eksekusinya.
2. Pelaksanaan Stock Opname yang Tidak Efektif: Sebenarnya, pencatatan manual tidak masalah selama kartu stok di-update secara real-time dan dibarengi stock opname berkala.
3. Kurangnya Koordinasi Antar-Departemen (Silo): PPIC/Purchasing memesan barang tanpa memedulikan kapasitas gudang, atau tim Sales menjanjikan layanan ke pelanggan tanpa mengecek ketersediaan komponen secara riil ke tim Warehouse.

Dampak Gagalnya Pengelolaan Persediaan terhadap Bisnis

Temuan audit hanyalah peringatan tertulis. Kerugian aslinya menghantam bisnis Anda secara langsung:

1. Downtime Operasional: Pekerjaan terhenti karena barang yang di sistem “ada”, fisiknya tidak ditemukan.
2. Keterlambatan Layanan (SLA Turun): Bagi distributor atau perusahaan jasa, pencarian barang yang lama mengorbankan waktu respons ke pelanggan.
3. Pemborosan (Wastes): Uang perusahaan menguap dalam bentuk barang rusak akibat penyimpanan yang buruk.

Jangan Tunggu Sampai Temuan Audit Menumpuk!

Membangun sistem inventory yang efisien, bebas selisih, dan “Siap Audit” (Audit-Ready) tidak bisa dilakukan hanya dengan menambah staf admin atau merapikan rak sesaat sebelum auditor datang. Ada strategi, perancangan tata letak, dan pengendalian proses yang harus diintegrasikan.

Bagaimana cara mengatasi kebocoran Pengelolaan Persediaan ini dari akar masalahnya?

Melalui Public Training Manajemen Persediaan (Inventory Management), Bizplus.id akan membedah tuntas bagaimana menyelaraskan operasional gudang Anda dengan standar ISO 9001. Kami akan membagikan metode praktis agar stock opname selalu akurat, strategi mencegah over capacity, hingga cara menghilangkan batas silo antara Gudang, PPIC, dan Produksi/Jasa.

Jangan biarkan area persediaan menjadi titik lemah yang merugikan profit perusahaan Anda. Hubungi Bizplus.id sekarang dan tingkatkan kompetensi tim Anda dalam mengelola persediaan bertaraf internasional!

Penulis: AM

Baca Juga:

• Inventory Velocity: Kunci Mengoptimalkan Laba Usaha dari Manajemen Stok 
• Fungsi & Metode Inventory Management atau Manajemen Persediaan
• Supply Chain Security dan Ancaman Penerapannya