Dalam industri pangan, keamanan produk adalah prioritas utama. Untuk memastikan rantai pasok yang andal dan sesuai standar, audit terhadap supplier (supplier) menjadi bagian penting dari sistem manajemen keamanan pangan, terutama bagi perusahaan yang menerapkan ISO/FSSC 22000. Namun, melakukan audit supplier bukanlah sekadar kunjungan lapangan biasa. Dibutuhkan pendekatan yang sistematis, analitis, dan berbasis risiko.
Mengapa Audit Supplier Penting?
Audit supplier memiliki peran krusial dalam menjaga keandalan rantai pasok dan keamanan produk. Beberapa manfaat utama dari pelaksanaan audit supplier antara lain:
- Menjamin keamanan dan kualitas bahan baku yang digunakan dalam proses produksi.
- Memastikan supplier menerapkan praktik manufaktur yang baik (GMP) serta sistem manajemen keamanan pangan (FSMS) yang sesuai standar.
- Mengevaluasi kemungkinan potensi risiko dari supplier tersebut untuk memastikan pengendalian yang perlu diterapkan.
- Membangun hubungan kerja yang lebih kuat melalui penetapan ekspektasi yang jelas serta mendorong komunikasi terbuka terkait kepatuhan dan perbaikan berkelanjutan.
Agar Audit Supplier Efektif, Parameter Pemeriksaan apa saja dalam Kegiatan Audit Supplier?
Pastikan terlebih dahulu auditor yang melakukan audit memiliki pemahaman mengenai ISO 22000 dan FSSC 22000 serta memiliki pengalaman/pengetahuan mengenai Keamaan Pangan. Berikut beberapa poin yang wajib di periksa selama kegiatan audit supplier:
1. Aspek Manajemen Keamanan Pangan
Proses audit supplier adalah menilai pelaksanaan system manajemen keamanan pangan di perusahan tersebut, terdapat beberapa poin yang wajib dipastikan saat melakukan audit :
a. Pengendalian Bahaya (Hazard Control)
Auditor wakib memastikan apakah supplier sudah melakukan identifikasi, Analisa dan pengendalian bahay dalam proses produksinya. Pemeriksaan mencakup sistem dokumentasi hingga praktik operasional di lapangan. Sebelum melakukan site audit, auditor disarankan melakukan audit dokumen terlebih dahulu (desk audit). Dokumen yang dicek adalah HACCP.
b. Layout dan Infrastruktur Produksi
Auditor melakukan pengecekan kondisi infrastruktur supplier untuk memastikan bahwa sudah menerapakan prinsip Good Manufacturing Practice (GMP).
c. Sistem Sanitasi
Sanitasi yang baik sangat krusial dalam menjamin keamanan pangan. Auditor meninjau jenis bahan yang digunakan untuk proses pembersihan, mengevaluasi prosedur sanitasi yang diterapkan, serta menilai sejauh mana prosedur tersebut dijalankan secara konsisten di lapangan.
d. Dokumentasi dan Pencatatan
Dokumen dan catatan merupakan bukti krusial dalam membuktikan implementasi sistem. Auditor perlu menilai bagaimana supplier mengelola dokumentasi dan pencatatan, mengingat pengawasan tidak selalu bisa dilakukan secara langsung dan terus-menerus. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem pengendalian internal yang solid dan terdokumentasi secara sistematis.
e. Kompetensi Karyawan
Konsistensi penerapan sistem sangat dipengaruhi oleh kompetensi personel. Auditor perlu meninjau siapa yang bertanggung jawab atas penerapan FSMS di perusahaan supplier dan bagaimana latar belakang pendidikan serta pelatihannya. Jika pendidikan formal belum mencukupi, pelatihan tambahan wajib dilakukan.
2. Aspek Keberlanjutan Proses (Sustainability Process)
Konsistensi suplai merupakan hal vital. Auditor perlu memastikan supplier mampu memasok produk secara berkelanjutan dan memiliki sistem operasional yang stabil. Selain itu, keberadaan sertifikasi seperti ISO 9001 menjadi indikator bahwa supplier menerapkan mekanisme perencanaan dan pengendalian proses yang sesuai dengan prinsip manajemen mutu dan kepuasan pelanggan.
3. Aspek Konsistensi Kualitas
Kualitas merupakan hal penting dalam keberlangsungan jangka panjang antara perusahaan dan supplier. Auditor perlu memverifikasi struktur organisasi perusahaan untuk memastikan adanya fungsi inspeksi dan pengujian kualitas. Pemeriksaan juga mencakup sistem inspeksi di lapangan dan mekanisme pencatatan hasil inspeksi tersebut.
Untuk memermudah Anda dalam menjalankan Audit Supplier, anda dapat membuat Checklist Audit / List Pertanyaan Audit. Anda dapat menggunakan jasa konsultan Bizplus.id untuk melakukan audit ke supplier atau pembuatan checklist audit untuk mempermudah auditor Anda.
Penulis: RA
Baca juga:
