Project Management sendiri adalah pengelolaan resources project (biaya, SDM, material, dll) untuk mencapai goals ataupun menyesuaikan project sesuai dengan kesepakatan yang telah disepakati. Dalam melaksanakan suatu project kita perlu untuk mempertimbangkan penggunaan anggaran dan deadline pelaksanaan project. Hal-hal inilah yang disebut dengan Project Management, di mana kita melakukan pengaturan terhadap jalannya project agar sesuai dengan rencana awal yang telah disepakati.

Setiap project pastinya memiliki karakteristik dan tantangan-tantangan yang berbeda, sehingga perencanaan perlu untuk dibuat pada masing-masing project menyesuaikan dengan kondisi yang terjadi.

Tujuan Project Management

1. Biaya yang digunakan dan schedule pengerjaan project dikelola dengan baik
   Pembuatan rencana anggaran biaya di awal project dan pemantauan secara periodik selama pengerjaan project dapat mencegah adanya penggunaan biaya di luar kesepakatan. Pembuatan rencana schedule project juga sebagai acuan dalam pengerjaan project dan penentuan deadline antar pekerjaan.
2. Meningkatkan produktivitas dari tim
   Dengan memiliki rencana yang kuat maka tim yang mengerjakan juga mempunyai pandangan dan rencana kerja sendiri. Hal ini pastinya membuat mereka dapat melaksanakan pekerjaan secara produktif, berbeda dengan pelaksanaan project tanpa rencana di mana personil akan cenderung bingung ketika akan melakukan sesuatu.
3. Mendapat kepercayaan dari customer/stakeholders
   Dengan memiliki project management kita dapat mempertanggungjawabkan dan melaporkan progress project kepada customer/stakeholders secara akurat. Hal ini dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan dari customer/stakeholders karena project kita terpantau dengan baik.

Tips

1. Melakukan koordinasi secara intens dengan customer untuk menentukan biaya dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan project. 2 hal inilah informasi awal yang perlu untuk didapatkan karena berpengaruh ke perencanaan project kedepannya.
2. Mengkomunikasikan setiap perubahan yang terjadi terkait dengan project kepada personil-personil terkait. Hal ini untuk menghindari adanya perbedaan pengerjaan akibat adanya miss informasi perubahan yang terjadi.
3. Pertimbangkan ruang lingkup dan skala pekerjaan yang dilakukan, hal ini bertujuan agar kita dapat merencanakan waktu pengerjaan project. Apabila tidak dilakukan pertimbangan ini maka bisa saja rencana yang dibuat terlalu cepat dan hasil pengerjaan yang dilakukan tidak maksimal.
4. Alokasikan pekerjaan secara tepat untuk personil-personil yang bekerja, adanya alokasi pekerjaan yang terlalu banyak untuk satu personil dapat mengakibatkan personil overload dan pekerjaan yang dilakukan tidak maksimal.
5. Pertimbangkan lama kedatangan bahan baku yang digunakan agar tidak ada kejadian pekerjaan terhenti karena bahan baku yang digunakan kurang. Pastikan juga melakukan penjadwalan pemesanan bahan baku sebelum bahan baku habis.

Penulis : YW