Standar ISO 9001: Jenis dan Tingkatan Dokumen

Standar ISO 9001 adalah standar internasional yang menetapkan persyaratan untuk sistem manajemen mutu (Quality Management System/QMS). Standar ini dirancang untuk membantu organisasi memastikan bahwa mereka memenuhi kebutuhan pelanggan dan pemangku kepentingan lainnya.

Dalam menerapkan sistem manajemen sesui dengan standar ISO 9001:2015 setiap departemen-departemen atau bagian di dalam perusahaan perlu untuk bekerja sesuai dengan prosedur atau instruksi berupa dokumen yang dibuat. Karena dokumen dijadikan sebagai acuan kerja dalam sistem manajemen di perusahaan, maka perlu untuk dilakukan pembuatan dokumen yang lengkap, relevan, dan setiap orang dapat mengimplementasikannya.

Kesalahan yang dialami oleh perusahaan-perusahaan dalam melakukan pembuatan dokumen adalah mereka tidak mengetahui dokumen apa saja yang harus dibuat sehingga pembuatannya lama dan tidak sesuai dengan sistem yang akan dijalankan di dalam perusahaan.

Pembuatan dokumen oleh perusahaan ini perlu dilakukan secara bertahap dan dipertimbangkan prosedur yang harus didokumentasi dan tidak semua harus menggunakan formulir.

4 Tingkatan dalam Membuat Dokumentasi Berdasarkan Standar ISO 9001:2015

  1. Dokumen Level 1 : Manual Sistem Manajemen
    Pada manual sistem manajemen ini berisi dengan penjelasan-penjelasan pemenuhan persyaratan dari standar ISO 9001 yang dipenuhi oleh perusahaan. Secara umum informasinya adalah mengenai visi misi perusahaan, ruang lingkup penerapan sistem manajemen, interaksi antara proses kerja. Pada manual sistem manajemen ini juga harus menyertakan matriks pemenuhan dokumen perusahaan.
  2. Dokumen Level 2 : Prosedur
    Dokumen berupa prosedur menjelaskan cara menjalankan suatu proses yang menyangkut beberapa departemen. Dalam sebuah prosedur harus mencakup urutan dari kegiatan-kegiatan di perusahaan, contohnya prosedur pembelian bahan baku di mana di dalamnya juga harus menjelaskan juga siapa yang melakukan kegiatan dan records-records apa saja yang harus disimpan dari kegiatan tersebut.
  3. Dokumen level 3 : Instruksi Kerja dan Formulir
    Instruksi Kerja merupakan dokumen yang menjelaskan secara rinci step-by-step dalam melakukan suatu kegiatan. Instruksi Kerja dapat dikatakan sebagai turunan atau penjelasan dari suatu proses di dalam prosedur.
  4. Dokumen level 4 : Records
    Jika dokumen level 1 hingga level 3 adalah input untuk melakukan suatu pekerjaan, maka records di level 4 ini adalah bukti hasil dari pelaksanaan suatu pekerjaan. Jadi contohnya, setelah melakukan proses produksi maka tim produksi akan membuat laporan produksi yang berisi jam produksi dan jumlah total hasil produksi.

Penulis : YW

Share this :