Dokumentasi dalam sistem manajemen mutu berdasarkan ISO 9001:2015 merupakan fondasi penting untuk memastikan bahwa proses bisnis berjalan sesuai standar yang telah ditetapkan. Namun, banyak organisasi melakukan kesalahan dalam penyusunan dan pengelolaan dokumentasi ISO, yang justru menghambat efektivitas sistem manajemen mutu mereka.
Berikut adalah beberapa kesalahan fatal yang wajib dihindari:
1. Distribusi Dokumen
Organisasi memiliki beberapa metode dalam mendistribusikan dokumen. Cara yang umum digunakan adalah menggandakan dokumen asli yang telah diberi stempel MASTER.
Setelah itu, pada salinan tersebut ditambahkan stempel CONTROLLED COPY. Dengan cara ini, setiap dokumen yang didistribusikan akan memiliki dua stempel, yaitu MASTER dan CONTROLLED COPY.
Karena dokumen diperoleh melalui fotokopi, stempel MASTER akan berubah menjadi hitam putih, sementara CONTROLLED COPY tetap berwarna merah:
Namun, kesalahan umum yang sering terjadi adalah document controller tidak menyalin dokumen asli, melainkan mencetak ulang dokumen baru, kemudian meminta pengesahan ulang sebelum menambahkan stempel MASTER dan CONTROLLED COPY.
Ada juga kasus di mana dokumen hanya diberi stempel CONTROLLED COPY tanpa mencantumkan stempel MASTER terlebih dahulu.
Pada contoh berikut, kedua stempel, MASTER dan CONTROLLED COPY masih berwarna merah, yang menunjukkan bahwa dokumen bukan hasil fotokopi dari dokumen asli, melainkan cetakan baru.
2. Kurangnya Konsistensi dalam Dokumentasi
Ketidakkonsistenan dalam dokumen, baik dari segi format, istilah, maupun struktur, dapat menyebabkan kebingungan di antara pengguna. Hal ini juga dapat berdampak pada ketidaksesuaian dalam implementasi prosedur, yang berpotensi menurunkan efektivitas sistem manajemen mutu.
3. Tidak Memperbarui Dokumen Secara Berkala
Dokumen yang tidak diperbarui sesuai dengan perubahan proses bisnis atau regulasi dapat menyebabkan kesalahan dalam operasional. Oleh karena itu, organisasi harus memiliki mekanisme yang jelas untuk meninjau dan memperbarui dokumen secara berkala guna memastikan relevansinya.
4. Dokumentasi yang Tidak Sesuai dengan Praktik Lapangan
Banyak organisasi membuat dokumen yang hanya memenuhi persyaratan audit tanpa benar-benar mencerminkan praktik yang dilakukan di lapangan. Ketidaksesuaian ini dapat menyebabkan kesenjangan antara kebijakan tertulis dan implementasi di lapangan, yang pada akhirnya dapat mengurangi efektivitas sistem manajemen mutu.
5. Masa Penyimpanan Catatan/Records
Menentukan masa simpan catatan harus disesuaikan dengan fungsinya. Secara umum, catatan yang bersifat administratif biasanya disimpan selama 3 tahun atau masa simpan produk + 1 tahun, catatan yang berkaitan dengan pertanggungjawaban keuangan memiliki masa simpan hingga 10 tahun.
Adapun catatan yang berkaitan dengan pertanggungjawaban hukum umumnya disimpan selama 5 tahun.
Kesalahan yang sering terjadi dalam pengelolaan dokumen adalah menerapkan masa simpan catatan yang seragam tanpa mempertimbangkan jenis, fungsi, dan tingkat kepentingan catatan tersebut, yaitu catatan yang seharusnya sudah dapat dimusnahkan masih disimpan, maupun karena catatan yang masih diperlukan justru terhapus lebih awal dari yang seharusnya.
Dokumentasi ISO 9001:2015 Bukan Sekadar Formalitas!
Dokumentasi yang baik dalam ISO 9001:2015 bukan sekadar formalitas, tetapi harus menjadi alat yang efektif dalam mendukung sistem manajemen mutu organisasi.
Kesalahan dalam dokumentasi dapat menyebabkan inefisiensi, ketidaksesuaian, dan bahkan kegagalan dalam implementasi standar. Oleh karena itu, penting bagi organisasi untuk menyusun dokumentasi yang sederhana, konsisten, relevan, dan selalu diperbarui.
Jika Anda membutuhkan bantuan dalam menyusun dan mengelola dokumentasi ISO 9001:2015 secara efektif, Bizplus.id siap membantu dengan layanan konsultasi profesional untuk memastikan sistem manajemen mutu Anda berjalan optimal dan sesuai standar.
Baca juga:
- PENTINGNYA INFORMASI TERDOKUMENTASI
- Apa Yang Dimaksud Dengan Informasi Terdokumentasi ISO 9001:2015?
- Standar ISO 9001: Jenis dan Tingkatan Dokumen
Penulis: KT
