Prosedur kerja yang efektif merupakan salah satu kunci dalam menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015. Dokumen ini menjelaskan secara sistematis langkah-langkah pelaksanaan aktivitas di perusahaan, sehingga setiap proses berjalan konsisten, terukur, dan memenuhi standar mutu yang telah ditetapkan. Selain membantu dalam pengendalian mutu, prosedur kerja juga mempermudah komunikasi internal antara Manajer Kualitas, HRD, Document Controller, dan Auditor Internal.
Berikut adalah 5 langkah praktis dalam menyusun prosedur kerja berbasis ISO 9001:2015:
1. Identifikasi Proses Utama
Langkah pertama adalah menentukan proses-proses utama yang ada di perusahaan. Identifikasi proses mulai dari input hingga output, serta peran masing-masing pihak yang terlibat. Hal ini dapat berupa business process mapping. Dengan mengetahui alur proses, Anda dapat menentukan titik-titik kritis yang membutuhkan prosedur tertulis.
2. Kumpulkan Data dan Informasi
Selanjutnya, kumpulkan informasi terkait aktivitas, peralatan yang digunakan, dan standar operasional yang sudah ada. Data ini penting untuk memastikan prosedur yang disusun tidak hanya relevan tetapi juga realistis untuk diterapkan di lapangan. Hal ini dapat dilakukan dengan obeservasi langsung dan wawancara dengan karyawan bagian terkait.
3. Susun Draft Prosedur
Tulis draft prosedur dengan bahasa yang jelas dan mudah dipahami. Pastikan setiap langkah terdefinisi dengan baik, mulai dari tujuan, ruang lingkup, hingga tanggung jawab masing-masing pihak. Gunakan diagram atau flowchart bila perlu untuk memvisualisasikan alur kerja agar mudah dipahami. Pastikan prinsip SIPOC (Suppliers – Inputs – Process – Outputs – Customers) tertera dalam setiap prosedur.
4. Review dan Uji Coba
Setelah draft selesai, lakukan review bersama karywan bagian terkait dan uji coba di lapangan. Feedback dari pengguna langsung sangat membantu untuk mengetahui apakah prosedur tersebut efektif dan praktis. Jangan ragu untuk melakukan revisi agar hasilnya semakin optimal.
5. Implementasi dan Pemantauan
Setelah disetujui, implementasikan prosedur kerja secara menyeluruh. Lakukan sosialisasi dan pelatihan kepada seluruh karyawan yang terlibat dan pastikan prosedur tersebut dijalankan dengan disiplin. Selalu pantau dan evaluasi secara berkala untuk memastikan prosedur tetap relevan dan dapat ditingkatkan sesuai perkembangan proses bisnis.
Di samping itu, beberapa kesalahan umum dalam penyusunan dokumen ISO yang perlu dihindari antara lain: penggunaan bahasa yang terlalu teknis, tidak adanya revisi berkala, kurangnya keterlibatan tim, dan dokumen yang terlalu kompleks sehingga sulit dipahami. Hindari kesalahan tersebut dengan selalu melibatkan stakeholder terkait, menyederhanakan bahasa, dan melakukan evaluasi rutin.
Ingat, dokumentasi ISO 9001 harus sistematis, jelas, dan sesuai kebutuhan perusahaan. Untuk membantu Anda menyusun prosedur kerja yang efektif dan sesuai standar, Bizplus.id siap mendampingi setiap langkah Anda menuju keberhasilan sertifikasi dan implementasi yang efektif.
Penulis: KT
Baca Juga:
